Quy trình nhận nguyên liệu mới tại nhà máy LIBRA

Quy trình nhận nguyên liệu mới tại nhà máy LIBRA diễn ra theo các bước kiểm tra hồ sơ, đánh giá chất lượng, dỡ hàng và nhập kho hệ thống. Quá trình này tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Sự phối hợp tốt giữa nhà cung cấp, kho vận và bộ phận quản lý chất lượng đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru.

Kiểm tra hồ sơ và tiếp nhận xe

Xe tải của nhà cung cấp đến Khu công nghiệp Thạch Thất - Quốc Oai sẽ dừng tại cổng bảo vệ. Nhân viên bảo vệ kiểm tra biển số xe. Số xe này được đối chiếu với lịch giao hàng trong ngày. Lái xe cần xuất trình bộ chứng từ cơ bản.

Nhân viên kho vận nhận hồ sơ từ bảo vệ để xem xét. Họ xác nhận mã vật tư và số lượng trên giấy tờ. Các tài liệu bắt buộc bao gồm:

• PO (Purchase Order - Đơn đặt hàng) của bộ phận mua hàng.
• Hóa đơn tài chính và phiếu giao hàng từ nhà sản xuất.
• COA (Certificate of Analysis - Giấy chứng nhận phân tích) của lô hàng.

Thông tin trên chứng từ phải khớp hoàn toàn với dữ liệu lưu trong máy tính. Nếu hồ sơ hợp lệ, xe tải được hướng dẫn tiến vào bãi chờ. Xe phải được kéo phanh tay và tắt máy hoàn toàn. Lái xe giao lại chìa khóa cho thủ kho. Quy định này giúp ngăn chặn tình trạng xe di chuyển ngoài ý muốn khi đang dỡ hàng.

Lấy mẫu kiểm tra chất lượng ban đầu

Bộ phận QA (Quality Assurance - Đảm bảo chất lượng) có trách nhiệm đánh giá nguyên liệu trước khi xả hàng. Nhân viên QA mặc đồng phục bảo hộ, đội mũ trùm tóc và đeo găng tay. Số lượng mẫu cần lấy được tính theo công thức căn bậc hai của tổng số bao bì. Đây là quy tắc đánh giá ngẫu nhiên phổ biến trong ngành sản xuất thực phẩm.

Nhân viên QA tiến hành kiểm tra cảm quan thùng xe tải trước tiên. Thùng chứa phải đáp ứng các tiêu chí vệ sinh sau:

• Không có mùi hôi hoặc hóa chất lạ.
• Không có dấu hiệu của côn trùng hoặc loài gặm nhấm.
• Sàn xe sạch sẽ, khô ráo và không bị thủng rỉ.

Với các nguyên liệu dạng bột, nhân viên dùng cây xiên inox chuyên dụng để chọc lấy mẫu. Mẫu được đựng trong túi vô trùng có ghi rõ ngày tháng và mã lô. Đôi khi, nhân viên R&D (Research and Development - Nghiên cứu và Phát triển) sẽ cùng tham gia lấy mẫu. Họ theo dõi chất lượng nếu đó là một nguyên liệu mới thử nghiệm.

Mẫu thử được mang về phòng thí nghiệm nội bộ. Quá trình phân tích nhanh các chỉ tiêu vật lý diễn ra trong khoảng 30 đến 45 phút. Lô hàng cũng được đối chiếu với chứng nhận Halal (HCA/JAKIM) hoặc các quy định đăng ký cơ sở FDA Hoa Kỳ. Nếu nguyên liệu đạt tiêu chuẩn, QA cấp giấy phép cho dỡ hàng.

Dỡ hàng và kiểm tra ngoại quan

Khi có lệnh từ QA, đội ngũ kho vận bắt đầu công tác dỡ hàng. Công nhân lái xe nâng đưa pallet (tấm kê hàng) đến đuôi xe tải. Khu vực nhận hàng của nhà máy có hệ thống mái che lớn. Thiết kế này giúp hàng hóa không bị ướt khi trời mưa.

Công nhân xếp các bao bì nguyên liệu lên pallet nhựa sạch. Các loại nguyên liệu như đường bột hoặc tinh bột thường đóng bao bì từ 25 kg đến 50 kg. Trọng lượng này là quy cách đóng gói ước lượng phổ thông trên thị trường. Hàng hóa được xếp theo khối chữ thập để tăng độ vững chắc. Mỗi pallet chỉ xếp một loại hàng của cùng một lô sản xuất để tránh nhầm lẫn.

Nhân viên kho thực hiện việc kiểm đếm thực tế trong lúc hàng đang được dỡ xuống. Họ đánh giá tình trạng bên ngoài của từng thùng carton hoặc bao tải. Bất kỳ sản phẩm nào có dấu hiệu rách, thủng hoặc móp méo đều bị tách ra. Hàng hóa hư hỏng ngoại quan sẽ được trả lại ngay cho nhà cung cấp trên cùng chuyến xe đó.

Phân loại và nhập kho lưu trữ

Sau khi dỡ xong, mỗi kiện hàng đều được dán một mã vạch định danh. Nhãn này in từ máy tính, chứa tên nguyên liệu, mã lô, ngày nhận và hạn sử dụng. Xe nâng đưa hàng hóa vào các khu vực lưu trữ tương ứng trong kho.

Nhà máy LIBRA phân chia không gian lưu trữ thành các khu vực riêng biệt. Nguyên liệu khô như bột ngũ cốc dinh dưỡng được cất ở kho thường. Nguyên liệu nhạy cảm với nhiệt độ như sô-cô-la được lưu giữ trong kho mát. Kho mát duy trì nhiệt độ thấp ổn định theo tiêu chuẩn chung để bảo quản chất béo.

Nhân viên kho vận xếp hàng lên kệ thép nhiều tầng. Vị trí đặt hàng tuân theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out - Nhập trước, xuất trước). Mã vạch trên pallet được quét bằng thiết bị cầm tay. Dữ liệu này liên kết trực tiếp với vị trí ô kệ. Việc lưu trữ có hệ thống giúp công nhân tìm kiếm vật tư nhanh chóng khi cần xuất hàng.

Hoàn thiện hồ sơ và thanh toán

Công việc nhận hàng kết thúc bằng thủ tục cập nhật hệ thống. Thủ kho nhập số lượng nguyên liệu thực tế nhận được vào phần mềm quản lý. Hệ thống tự động xuất ra một chứng từ gọi là GRN (Goods Receipt Note - Phiếu nhập kho).

Phiếu này được in thành nhiều liên để các bên ký nhận. Lái xe tải giữ một bản GRN có chữ ký của quản lý kho. Bản này dùng làm căn cứ xác nhận hoàn thành chuyến hàng. Kế toán sử dụng hồ sơ gốc để đối chiếu và tiến hành quy trình thanh toán.

Lượng hàng tồn kho trên hệ thống thay đổi ngay lập tức sau khi bấm xác nhận. Các phòng ban như kế hoạch sản xuất có thể nhìn thấy lượng vật tư mới này. Họ tiến hành sắp xếp ca chạy máy và sản xuất các mẻ bánh que Pingo hay cracker Atela tiếp theo.

Quy trình tiếp nhận minh bạch và chuẩn xác là nền tảng để LIBRA Việt Nam duy trì chất lượng ISO 22000:2018. Nhà cung cấp cần nắm rõ các bước này để chuẩn bị hồ sơ và xe vận chuyển phù hợp. Các đối tác mua hàng B2B (Business to Business - Doanh nghiệp với doanh nghiệp) hoặc khách đặt hàng OEM (Original Equipment Manufacturer - Nhà sản xuất thiết bị gốc) hoàn toàn yên tâm về sự ổn định của đầu vào. Để tìm hiểu thêm về tiêu chuẩn chất lượng nguyên liệu, vui lòng liên hệ qua email support@libracorporate.com hoặc gọi trực tiếp đến số điện thoại +84 985 981 919.