Cách nhà máy LIBRA xử lý các đơn hàng gấp

Khi nhận một đơn hàng gấp, nhà máy LIBRA kích hoạt ngay quy trình phản ứng nhanh nhằm rút ngắn lead time (thời gian chờ). Các bộ phận Kế hoạch, R&D, Sản xuất và Kho vận lập tức họp bàn để đánh giá năng lực và phân bổ lại nguồn lực. Mục tiêu cốt lõi là giao hàng đúng hẹn cho đối tác B2B trong khi vẫn duy trì chuẩn mực chất lượng khắt khe.

Đơn hàng gấp thường phát sinh khi nhà phân phối cạn kho tạm thời do nhu cầu thị trường tăng đột biến. Trong mảng xuất khẩu, việc hãng tàu thay đổi lịch trình cũng buộc khách hàng OEM phải đẩy nhanh tiến độ nhận hàng. Để đáp ứng yêu cầu này, hệ thống vận hành của công ty TNHH Libra Việt Nam được thiết kế dựa trên tính linh hoạt cao. Mọi thông tin được trao đổi liên tục và minh bạch giữa các phòng ban.

Bộ phận Kế hoạch và Mua hàng đánh giá năng lực

Quy trình xử lý bắt đầu tại phòng họp của bộ phận Kế hoạch. Trưởng bộ phận sẽ đối chiếu yêu cầu của đơn hàng mới với lịch chạy máy hiện tại của nhà máy tại Khu công nghiệp Thạch Thất - Quốc Oai. Kế hoạch viên cần tính toán chính xác BOM (Bill of Materials - định mức nguyên vật liệu).

Khi đối chiếu đơn hàng, bộ phận Kế hoạch cần làm rõ ngay ba yếu tố cơ bản:

• Lượng nguyên liệu thô và bao bì đang có sẵn tại kho.
• Quỹ thời gian trống trên các dây chuyền tạo hình và nướng bánh.
• Năng lực bố trí thêm nhân sự cho khâu đóng gói thủ công nếu cần.

Nếu hệ thống báo thiếu vật tư, bộ phận Mua hàng sẽ lập tức vào cuộc. Nhân viên mua hàng gọi điện trực tiếp cho các nhà cung cấp nguyên liệu và bao bì chiến lược. Việc duy trì hợp tác từ năm 2012 giúp các đối tác này sẵn sàng ưu tiên giao hàng cho LIBRA. Thông thường, thời gian gọi nguyên liệu thô cần khoảng vài ngày. Với đơn hàng khẩn cấp, khoảng thời gian này được nén lại tính bằng giờ. Kế hoạch viên sau đó sẽ sắp xếp lại lịch sản xuất. Họ chèn mã hàng mới vào các khoảng trống của lịch hoặc phân bổ chạy song song trên nhiều dây chuyền khác nhau.

R&D và QA/QC kiểm soát chặt tiêu chuẩn đầu vào

Với đối tác B2B xuất khẩu hoặc khách hàng OEM, mỗi loại bánh quy, bánh que hay kẹo đều có một bộ thông số kỹ thuật riêng. Ngay khi Kế hoạch chốt lịch, bộ phận R&D (Nghiên cứu và Phát triển) sẽ rà soát lại công thức. Họ đảm bảo quy trình công nghệ được chỉnh lý phù hợp với tốc độ vận hành nhanh hơn. Sự điều chỉnh này đảm bảo không làm thay đổi kết cấu hay hương vị của sản phẩm. R&D đưa ra hướng dẫn cụ thể về nhiệt độ lò nướng hoặc thời gian trộn bột tương ứng với tốc độ mới.

Song song đó, bộ phận QA/QC (Đảm bảo và Kiểm soát chất lượng) chuẩn bị sẵn sàng thiết bị đo lường. Khi xe chở nguyên liệu đầu vào tiến vào cổng nhà máy, nhân viên QA/QC lấy mẫu kiểm tra ngay tại bãi đỗ. Tốc độ xử lý là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm luôn là ranh giới bắt buộc. Mọi lô nguyên liệu đều phải đạt chuẩn trước khi đưa vào trộn. Quy trình sản xuất tiếp tục tuân thủ nghiêm ngặt các chứng nhận ISO 22000:2018 và Halal (HCA/JAKIM). Nếu đơn hàng là các thương hiệu như Atela, Braka hay Oceanfish xuất sang thị trường Mỹ, quy định từ cơ sở đăng ký với FDA Hoa Kỳ cũng được giám sát triệt để.

Khối Sản xuất và Bảo trì phối hợp giải quyết điểm nghẽn

Khi lệnh sản xuất ban hành, xưởng sản xuất chuyển sang chế độ hoạt động tăng cường. Trưởng ca sản xuất chịu trách nhiệm sắp xếp nhân sự vận hành máy theo các ca luân phiên. Việc phân bổ nhân sự hợp lý giúp dây chuyền chạy liên tục suốt ngày đêm. Chế độ nghỉ ngơi của người lao động vẫn được đảm bảo nhằm duy trì sự tỉnh táo và an toàn lao động.

Trong quá trình chạy máy ở cường độ cao, bottleneck (điểm nghẽn) rất dễ xuất hiện trên chuyền. Một điểm nghẽn thường gặp nằm ở khâu đóng gói đối với các sản phẩm như snack, sô-cô-la hoặc bột ngũ cốc dinh dưỡng. Để giải tỏa áp lực, quản đốc xưởng sẽ điều động thêm nhân sự từ các dây chuyền đang nghỉ sang hỗ trợ. Các thao tác thủ công được kết hợp nhịp nhàng với máy đóng gói tự động giúp duy trì sản lượng đầu ra ổn định.

Bộ phận Bảo trì đóng vai trò như một chốt chặn an toàn trong giai đoạn này. Các kỹ sư cơ điện túc trực liên tục tại xưởng để giám sát tình trạng động cơ và băng tải. Mục tiêu tối thượng của họ là đưa downtime (thời gian máy dừng hoạt động) về mức thấp nhất. Nếu một cảm biến đọc sai hoặc băng tải có dấu hiệu kẹt, nhân viên bảo trì sẽ can thiệp sửa chữa chỉ trong vài phút. Việc bảo dưỡng định kỳ nghiêm ngặt trước đó chính là nền tảng giúp hệ thống máy móc luôn sẵn sàng chịu tải.

Kho vận và Xuất nhập khẩu hoàn thiện chuỗi cung ứng

Giai đoạn cuối cùng của một đơn hàng gấp thuộc về trách nhiệm của bộ phận Kho vận và Xuất nhập khẩu. Ngay khi mẻ bánh cracker hay kẹo Pingo đầu tiên rời khỏi chuyền làm nguội, nhân viên QA/QC sẽ lấy mẫu kiểm tra thành phẩm. Sản phẩm đạt chất lượng lập tức được đóng thùng, dán nhãn và chuyển về khu vực tập kết.

Thủ kho thường áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out - nhập trước xuất trước) cho các hoạt động lưu trữ hàng hóa thông thường. Đối với đơn hàng gấp, hàng hóa được áp dụng nghiệp vụ cross-docking (chuyển tải trực tiếp). Hàng thành phẩm đi thẳng từ xưởng ra khu vực bốc xếp. Đội ngũ kho vận bố trí sẵn xe nâng và pallet tại cửa rampa. Xe tải của nhà phân phối hoặc xe container chở hàng xuất khẩu đã đỗ sẵn bên ngoài để ăn hàng. Nhân viên kiểm soát kho đếm số lượng và dán seal niêm phong nhanh gọn.

Nếu đơn hàng chuẩn bị đi một trong gần 20 thị trường xuất khẩu, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành làm chứng từ song song với quá trình sản xuất. Nhân viên chứng từ chuẩn bị trước các giấy tờ như chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại. Mọi hồ sơ hải quan được xử lý trên hệ thống điện tử từ khi hàng vẫn đang trên dây chuyền. Sự đồng bộ này giúp lô hàng nhanh chóng rời nhà máy và thông quan thuận lợi khi tới cảng.

Khả năng phối hợp xử lý các đơn hàng gấp phản ánh năng lực vận hành đồng bộ của nhà máy LIBRA trong nhiều năm qua. Sự tận tâm của toàn bộ đội ngũ nhân sự giúp công ty vững bước đồng hành cùng các đối tác B2B, hệ thống phân phối tại 63 tỉnh thành và khách hàng gia công. Để trao đổi chi tiết về năng lực sản xuất hoặc đặt hàng OEM, quý khách vui lòng liên hệ qua email support@libracorporate.com hoặc gọi trực tiếp đến số +84 985 981 919.